Si vous envoyez des factures par e-mail, ou si vous en recevez par ce biais, vous pouvez les ajouter automatiquement à votre Compte Pro en les transférant vers des adresses e-mail spéciales. Ces adresses sont propres à votre compte : elles ne peuvent servir qu’à la collecte de factures.

💡 Pour vous éviter de mélanger factures clients et factures fournisseurs, Legalstart crée deux adresses email de transfert : une adresse de transfert pour vos factures fournisseurs et une autre adresse pour vos factures clients.

Pour accéder à vos deux adresses email de transfert :

Les factures que vous ferez suivre vers ces deux adresses seront ajoutées à votre Compte Pro, dans l’onglet Achats ou Ventes correspondant.
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✍️ Ces adresses email vous sont propres et uniques, créées par défaut. Vous ne pouvez pas les modifier ni en ajouter de nouvelles par mesure de sécurité.

Si vos partenaires vous envoient des factures par e-mail, vous pouvez leur demander de mettre votre adresse de transfert en copie des e-mails qu’ils vous font parvenir.

Il suffit à vos fournisseurs d’ajouter votre adresse se terminant par @suppliers.legalstart.com en copie de leurs e-mails pour que leurs factures apparaissent automatiquement dans l’onglet Achats de votre Compte Pro.
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Pour que toutes les factures qui arrivent sur votre boîte de réception soient automatiquement transférées vers votre interface, créez une règle automatique de transfert de vos factures vers ces adresses email.
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Cela nécessite un petit paramétrage : consultez les procédures pour créer un filtre Gmail ou un filtre Outlook.
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⚠️ Lorsque vous créez un filtre Gmail pour transférer automatiquement vos factures vers l’une de vos adresses Legalstart, Gmail vous demande de cliquer sur le lien de validation contenu dans le message envoyé à l'adresse de facture Legalstart pour valider la règle de transfert.
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Vous trouvez ce message de validation envoyé sur l'adresse e-mail Legalstart dans la boîte de réception des factures fournisseurs. Cherchez une facture importée via la source email.

En plus des contraintes communes à toutes les sources d’importation de factures, voici quelques points techniques propres à l’importation de factures par transfert d’e-mails.

Que vos factures se trouvent dans le corps de l’e-mail ou en pièce-jointe de ce dernier, elles seront automatiquement importées lors du transfert dans les deux cas de figure. Et si votre e-mail contient plusieurs factures, elles seront toutes importées sur votre espace de travail. Inutile de vous en tenir à une facture par e-mail transféré, donc.

Dans les e-mails que vous faites suivre vers vos adresses de transfert, nous importons automatiquement les PDF et les images de plus de 400 x 400 pixels — JPG (JPEG) et PNG. Si votre e-mail contient une image très large, utilisée par exemple en guise de signature, il est possible que nous l’importions. Libre à vous de l’archiver ou de la supprimer ensuite dans votre Compte Pro.

Vous n’avez pas à faire de votre adresse de transfert le seul destinataire de votre e-mail. Vous pouvez très bien ajouter votre adresse spéciale en copie d’un e-mail envoyé à un partenaire. L’important, c’est que l’e-mail contenant la facture nous parvienne.

Les documents envoyés vers vos adresses de transfert sont automatiquement ajoutés à votre Compte Pro, qu’ils viennent de vous ou non. Gardez les adresses de transfert à l'abri des regards indiscrets, sans quoi risquez de retrouver avec des justificatifs importés sans votre accord sur votre Compte Pro.