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Chercher et filtrer des factures
Chercher et filtrer des factures

GESTION — Utilisez la recherche et les filtres pour retrouver vos factures clients et fournisseurs.

Mis à jour il y a plus de 2 mois

Pour trouver ce que vous cherchez sur le Compte Pro Legalstart, la barre de recherche et les filtres sont vos alliés.
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💡 Les résultats de recherche et les filtres tiennent compte de l’onglet sur lequel vous vous trouvez. L’onglet Toutes vous permet de ratisser le plus large possible. Vous pouvez basculer sur un onglet plus spécifique avant de lancer votre recherche ou d’activer certains filtres afin d’ajuster vos résultats.

Chercher une facture

La façon la plus rapide de retrouver une facture sur le Compte Pro consiste à saisir le nom de votre client/fournisseur (ou votre numéro de facture) dans la barre de recherche (🔍 icône loupe) depuis vos modules Achats ou Ventes.

Vous pouvez saisir les informations suivantes dans la barre de recherche :

  • Numéro de facture. Exemple : F-2024-12.

  • Nom de la contrepartie (client ou fournisseur). Exemple : SFR.

En revanche, vous ne pouvez pas saisir les informations suivantes :

  • Le montant ou la date de la facture. Utilisez plutôt les filtres pour cela.

  • Un terme contenu dans le corps de la facture. Exemple : impossible de chercher iPhone pour retrouver une facture de commande Apple.
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💡 Pour faire une recherche parmi toutes vos factures, hormis celles qui sont archivées, basculez sur l’onglet Toutes avant de lancer votre recherche.

Notez que :

  • Les résultats se mettent à jour à mesure que vous saisissez votre recherche.

  • Les factures archivées n’apparaissent pas dans les résultats de recherche.

Filtrer des factures

Si vous n’avez ni nom de client ou de fournisseur ni numéro de facture sous la main, utilisez les filtres pour restreindre votre zone de recherche et retrouver rapidement votre facture.

Filtrer les factures fournisseurs

Filtres fournisseurs disponibles par défaut dans tous les abonnements :

  • Émission. N’affiche que les factures dont la date d’émission se situe dans l’intervalle choisi. Vous pouvez définir une plage de temps personnalisée ou sélectionner une période prédéfinie, comme les 7 derniers jours. Par défaut, ce filtre est activé et il ne montre que les factures qui ont moins d’un an.
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  • Échéance. N’affiche que les factures dont la date d’échéance se situe dans la période choisie. Vous pouvez définir une plage de temps personnalisée ou sélectionner une période prédéfinie, comme le Mois en cours. Quand le paiement est immédiat (taxi, restaurants), la date d’échéance est la même que la date d’émission de la facture.
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  • Statut. N’affiche que les factures correspondant à l’état choisi, par exemple En attente ou Archivée. Ce filtre n’est visible que depuis l’onglet Toutes.
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  • Montant. N’affiche que les factures dont le montant total correspond aux critères saisis. Vous pouvez saisir un montant précis ou une fourchette. Pour que le signe du montant saisi (+ ou ``) soit ignoré, activez le mode Valeur absolue.
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  • Fournisseurs. N’affiche que les factures émanant du ou des fournisseurs sélectionnés.
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  • Ajouté le. N’affiche que les factures dont la date d’ajout se trouve dans la période choisie.
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  • Source. N’affiche que les factures ayant été importées au travers du ou des sources sélectionnées. Les factures ajoutées depuis l’application mobile Legalstart ont pour source Application mobile.

Filtres fournisseurs nécessitant un abonnement au Compte Pro Legalstart payant :

  • Collaborateurs. N’affiche que les factures soumises par le ou les collaborateurs sélectionnés.
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  • Catégories. N’affiche que les factures appartenant à la catégorie choisie ou aux catégories sélectionnées.

Vous pouvez combiner les filtres pour restreindre vos résultats. Si vous activez trois filtres, vous verrez les factures qui se situent à l’intersection de vos trois filtres, c’est-à-dire qui cochent les trois cases.
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Actions rapides (achats uniquement)

Le bouton Actions rapides regroupe des filtres conçus pour vous faire gagner du temps dans vos recherches les plus fréquentes.

  • Informations manquantes. N’affiche que les factures dont le montant, le fournisseur, ou la date d’échéance n’ont pas été reconnus automatiquement lors de l’ajout de la facture sur Legalstart.
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  • Potentiels doublons. N’affiche que les factures qui contiennent des informations similaires ou très proches les unes des autres.
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  • Paiement échoué. N’affiche que les factures liées à des paiements de votre part ayant échoué, par exemple au travers de votre Compte Pro Legalstart.
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  • Non réconciliée. N’affiche que les factures qui ne sont pas encore liées à une transaction enregistrée sur votre interface.
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  • Commenté. N’affiche que les factures ayant fait l’objet d’un commentaire.
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  • En retard. N’affiche que les factures dont la date d’échéance est passée.

Filtrer les factures clients

Filtres clients disponibles par défaut dans tous les abonnements :

  • Émission. N’affiche que les factures dont la date d’émission se situe dans l’intervalle choisi. Vous pouvez définir une plage de temps personnalisée ou sélectionner une période prédéfinie, comme le Mois dernier. Par défaut, ce filtre est activé et il ne montre que les factures qui ont moins d’un an.
    ​

  • Statut. N’affiche que les factures correspondant à l’état choisi, par exemple En retard ou Encaissée. Ce filtre n’est visible que depuis l’onglet Toutes.
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  • Échéance. N’affiche que les factures dont la date d’échéance se situe dans la période choisie. Vous pouvez définir une plage de temps personnalisée ou sélectionner une période prédéfinie, comme les 7 derniers jours.
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  • Envoi. N’affiche que les factures correspondant à l’état sélectionné, par exemple Envoyé.
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  • Clients. N’affiche que les factures envoyées à ou aux clients sélectionnés.
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  • Montant. N’affiche que les factures dont le montant total correspond aux critères saisis. Vous pouvez saisir un montant précis ou une fourchette. Pour que le signe du montant saisi (+ ou ``) soit ignoré, activez le mode Valeur absolue.
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  • Type de paiement. N’affiche que les factures payables par le ou les moyens de paiement sélectionnés, par exemple Prélèvement planifié ou Chèque déposé.

Filtre clients nécessitant un abonnement Legalstart payant :

  • Catégories. N’affiche que les factures appartenant à la catégorie choisie ou aux catégories sélectionnées.

Trier des factures

Utilisez le tri pour classer vos factures selon un certain ordre.

Pour trier vos factures :

  1. Accédez à Achats > Factures fournisseurs ou Ventes > Factures clients.

  2. Cliquez sur le titre d’une colonne pour classer vos factures dans un sens ou dans l’autre.

Afficher ou masquer des colonnes

Certaines colonnes des vues Achats > Factures fournisseurs et Ventes > Factures clients peuvent être masquées par défaut selon la largeur de votre écran.

Pour afficher ou masquer des colonnes :

  1. Accédez à Achats > Factures fournisseurs ou Ventes > Factures clients.

  2. Cliquez sur l’icône Affichage qui se trouve tout à droite de la première ligne.

  3. Cochez (ou décochez) les cases correspondant aux colonnes que vous souhaitez afficher (ou masquer).

Si vous ne trouvez toujours pas votre facture

Si vous n’arrivez pas à mettre la main sur une facture qui devrait se trouver dans votre espace, voici ce que vous pouvez tenter.
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Élargissez votre zone de recherche

Si vous avez besoin d’élargir le périmètre de votre recherche, désactivez les filtres liés aux dates et lancez votre recherche depuis l’onglet Toutes dans votre module Achats ou Ventes.
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Vérifiez que votre facture n’a pas été archivée

Par défaut, les factures archivées n’apparaissent pas dans vos résultats de recherche. Si votre comptable archive l’une de vos factures sans vous le signaler, vous ne trouverez pas la facture en question lors d’une recherche simple.
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Et si vous tombez sur une facture archivée, vous pouvez voir qui est à l’origine de son archivage en consultant l’onglet Activité qui se trouve dans les détails de votre facture.
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Chercher une facture archivée (achats et ventes)

Pour afficher vos factures archivées avant de fa ire une recherche parmi elles :

  1. Accédez à l’onglet Toutes du module Achats ou Ventes.

  2. Cliquez sur le bouton intitulé Statut.

  3. Sélectionnez le filtre Archivée.

  4. Effectuez votre recherche ou appliquez de nouveaux filtres.

Votre recherche se limitera à vos factures archivées.
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Vérifiez que la facture a bien été complétée

Si l’OCR n’est pas parvenu à extraire tous les détails de votre facture au moment de son importation, il est possible qu’un ou plusieurs champs liés à votre facture soient vides. Exemple : la date d’émission de votre facture est vide ou le nom de votre fournisseur n’est pas renseigné.
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C’est un problème, car si vous faites ensuite une recherche, ou si vous appliquez des filtres, vos résultats ne tiendront peut-être pas compte des factures incomplètes. Pour éviter ce problème, complétez systématiquement les détails de vos factures.
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Chercher une facture incomplète (achats uniquement)

Pour afficher vos factures incomplètes avant de faire une recherche parmi elles :

  1. Accédez à l’onglet Toutes du module Achats.

  2. Cliquez sur le bouton intitulé Actions rapides.

  3. Sélectionnez le filtre Informations manquantes.

  4. Effectuez votre recherche ou appliquez de nouveaux filtres.

Votre recherche se limitera à vos factures fournisseurs incomplètes.

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