Cette fonctionnalité est disponible pour les plans d’abonnement Essentiel et Premium.
Les frais kilométriques arrivent plein gaz sur le Compte Pro Legalstart ! Cet article va vous montrer comment les gérer, de la création à la validation. (Mais, pour faire court, ça fonctionne comme toutes les notes de frais.)
Déclarer des frais kilométriques
⚠️ La déclaration des frais kilométriques est uniquement disponible depuis un ordinateur.
Rendez-vous sur le site Legalstart, cliquez sur le module Compte Pro Legalstart.
Allez dans le menu Achats de Legalstart.
Cliquez sur Notes de frais.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur Importer une dépense puis sélectionnez Frais kilométriques.
Renseignez toutes les informations nécessaires à la finalisation de votre demande d’indemnisation :
Puissance fiscale du véhicule ;
Raison du déplacement ;
Préférence de déclaration : vous avez le choix entre renseigner une adresse de départ et d’arriver ou simplement le nombre de kilomètres parcourus.
Trajet aller-retour : précisez si tel est le cas afin de vous éviter une seconde déclaration pour le retour ;
Trajet récurrent : indiquez s’il s’agit d’un trajet souvent effectué pour vous éviter d'avoir à créer continuellement de nouvelles déclarations ;
Date ;
Cliquez sur Envoyer et vous avez terminé ! La personne qui valide vos frais sera notifiée de votre demande.
⚠️ Lors de la première déclaration de frais kilométriques effectuée sur le Compte Pro Legalstart, vous devez renseigner, le cas échéant, les kilomètres précédemment déclarés (sur un autre outil) dans l’année.
Valider des frais kilométriques
Rendez-vous sur le site Legalstart, cliquez sur le module Compte Pro Legalstart.
Allez dans le menu Achats de Legalstart.
Cliquez sur Notes de frais.
Cliquez sur l’encart Validation en attente pour retrouver toutes les demandes qui vous ont été adressées.
Cliquez sur la demande à traiter.
Cliquez sur Valider ou Refuser.
📖 Consultez notre article Créer un circuit de validation pour les notes de frais.
⚠️ Lors de la toute première déclaration de frais kilométriques effectuée sur le Compte Pro Legalstart, votre employé doit renseigner le nombre de kilomètres précédemment déclarés dans l’année (sur un autre outil). Vous devez alors valider cette information ou, à défaut, la compléter vous-même.
Ajouter des frais kilométriques précédemment déclarés
Lors de la toute première déclaration de frais kilométriques effectuée sur le Compte Pro Legalstart, le nombre de kilomètres précédemment déclarés dans l’année (sur un autre outil) doit être renseigné et validé.
Cette action peut être effectuée par la personne qui déclare les frais la première fois, ou par la personne qui valide cette première déclaration.
Vous pouvez, sinon, compléter les informations kilométriques de toutes les personnes à indemniser depuis le module Gestion de l’équipe :
Rendez-vous sur le site Legalstart, cliquez sur le module Compte Pro Legalstart.
Cliquez sur l’icône des Paramètres.
Cliquez sur Gestion de l’équipe.
Cliquez sur le nom de l’utilisateur.
Dans le volet qui s’affiche à droite, allez dans l’onglet Frais kilométriques.
Renseignez dans cet onglet les kilomètres déclarés hors Compte Pro Legalstart depuis le 1ᵉʳ janvier de l’année en cours pour cette personne. Cela permet d’appliquer le barème correspondant à la bonne fourchette sur ses prochaines déclarations.
Cliquez sur Valider et le tour est joué !
Le calcul des frais kilométriques se fait sur l’année civile, indépendamment de l’exercice fiscal de l’entreprise.
Lorsqu'il y a un changement de tranche dans le barème, le taux des frais rentrés précédemment est automatiquement régularisé.
Choisir le barème de remboursement des frais kilométriques
Par défaut, le Compte Pro Legalstart utilise le barème fiscal fixé par l’URSSAF pour calculer automatiquement les montants de remboursement des indemnités kilométriques déclarées par vos employés. Vous pouvez consulter ce barème ici.